{"id":961,"date":"2025-01-09T16:54:59","date_gmt":"2025-01-09T15:54:59","guid":{"rendered":"http:\/\/zoyou.fr\/blog\/?p=961"},"modified":"2025-01-24T22:13:22","modified_gmt":"2025-01-24T21:13:22","slug":"watson-et-compagnie-construire-la-communication-autour-du-logiciel-sherlock","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/zoyou.fr\/blog\/index.php\/2025\/01\/09\/watson-et-compagnie-construire-la-communication-autour-du-logiciel-sherlock\/","title":{"rendered":"Sherlock et compagnie: construire la communication autour d’un logiciel"},"content":{"rendered":"
Le plus avanc\u00e9 des outils n’est utile que si on sait qu\u2019il existe.<\/h4>\n
Depuis un an je travaille comme product owner chez GE HealthCare, sur la gestion du projet Sherlock\u00a0: un moteur de recherche pour l\u2019immense r\u00e9seau d\u2019archives d\u2019imagerie m\u00e9dicale de l\u2019entreprise. L\u2019outil a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 il y a des ann\u00e9es, et est en \u00e9volution constante. J\u2019ai rejoint l\u2019\u00e9quipe pour piloter ces \u00e9volutions, mais aussi et surtout g\u00e9rer une facette du projet qui \u00e9tait pass\u00e9e au second plan: la communication.<\/p>\n
\ud83d\udcaa Hard Skills<\/strong> \n\u2713<\/span> Gestion de projet\u00a0 \u2713<\/span> Design graphique\u00a0 \u2713<\/span> \u00c9criture, tournage et montage vid\u00e9o \n\u2713<\/span> R\u00e9daction<\/p>\n
\ud83d\udca1 Soft Skills<\/strong> \n\u2713<\/span> Vulgarisation\u00a0 \u2713<\/span> Travail en \u00e9quipe\u00a0 \u2713<\/span> Prise de responsabilit\u00e9<\/p><\/blockquote>\n
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Toutes les images dans cet article ont \u00e9t\u00e9 modif\u00e9es et anonymis\u00e9es pour exclure toute information potentiellement sensible.<\/em><\/h5>\n
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Etat des lieux<\/h2>\n
Au moment de mon arriv\u00e9e, la communication autour de Sherlock se r\u00e9sumait essentiellement \u00e0 deux canaux\u00a0:<\/p>\n
\n
Des emails ponctuels\u00a0:<\/strong> envoy\u00e9s directement depuis l’adresse mail du chef de projet, par exemple lors de mises \u00e0 jour<\/li>\n
Un forum interne\u00a0:<\/strong> tr\u00e8s peu utilis\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n
A ce stade, beaucoup de gens pensaient que l\u2019application \u00e9tait en phase de sunsetting. L\u2019enjeu \u00e9tait donc de re-cr\u00e9er du dialogue\u00a0: de mani\u00e8re verticale, entre l\u2019\u00e9quipe technique et les utilisateur-ices, et de mani\u00e8re horizontale, au sein de la communaut\u00e9.<\/p>\n
Sur le plan technique, Sherlock est un outil indispensable \u00e0 de nombreux-es collaborateur-ices de GE HealthCare\u00a0; mais il est aussi assez complexe, et d\u00e9velopp\u00e9 par des programmeurs qui n\u2019ont pas le temps de g\u00e9rer la communication, la documentation, et autres contenus annexes qui facilitent l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l’application.<\/p>\n
J\u2019ai donc pris en main cette facette du projet.<\/p>\n
<\/p>\n
Construire une structure<\/h2>\n
La cible de notre communication est un groupe d\u2019employ\u00e9-es tr\u00e8s occup\u00e9-es, qui re\u00e7oivent des dizaines d\u2019email, et veulent pouvoir aller droit au but. Il ne s\u2019agit donc pas d\u2019envoyer des messages marketing tous les quatre matins, mais d’avoir une communication simple, directe et surtout utile.<\/p>\n
J\u2019organise la communication de Sherlock autour de deux piliers\u00a0:<\/p>\n
\n
Communication ponctuelle\u00a0:<\/strong> un email lors d\u2019\u00e9v\u00e9nements importants (mise \u00e0 jour, changement de mode de connexion, d\u00e9mo ou formation\u2026)<\/li>\n
Communication r\u00e9currente\u00a0:<\/strong> une newsletter mensuelle (points cl\u00e9s de l\u2019\u00e9volution du projet, tips d\u2019utilisation, retransmission des \u00e9ventuelles nouvelles du mois) et une permanence de support technique bi-hebdomadaire<\/li>\n<\/ul>\n
Dans les deux cas, il faut commencer par cr\u00e9er une structure, un template \u00e0 suivre pour chaque message. D\u2019abord pour avoir une coh\u00e9rence g\u00e9n\u00e9rale sur toutes les communications, ensuite pour \u00e9viter de perdre du temps lors de communications d\u2019urgence (mise \u00e0 jour d\u2019un patch, interruption de service\u2026), et pouvoir informer la communaut\u00e9 de mani\u00e8re efficace.<\/p>\n
<\/p>\n
La communication ponctuelle<\/h3>\n
<\/p>\n
Exemple de template d’email<\/em><\/h5>\n
<\/p>\n
Ici, pas besoin de r\u00e9inventer la roue\u00a0: il faut surtout donner envie aux destinataires d\u2019ouvrir les emails.<\/p>\n
Identifier clairement les emails concernant Sherlock\u00a0:<\/p>\n
\n
Toujours le m\u00eame exp\u00e9diteur\u00a0:<\/strong> cr\u00e9ation d\u2019une adresse d\u2019envoi \u00ab Sherlock Communication\u00a0\u00bb d\u00e9di\u00e9e<\/li>\n
Rappel visuel\u00a0:<\/strong> header d\u2019email avec le logo de l\u2019application, et un rappel de l\u2019objet<\/li>\n<\/ul>\n
Donner l\u2019information principale tr\u00e8s rapidement\u00a0:<\/p>\n
\n
Contenu r\u00e9sum\u00e9<\/strong> d\u00e8s la premi\u00e8re phrase de l\u2019email<\/li>\n
Accroches visuelles\u00a0:<\/strong> usage d\u2019encadr\u00e9s et de boutons pour attirer l\u2019attention sur les informations importantes\u00a0(r\u00e9sum\u00e9 des features d\u2019une mise \u00e0 jour, appel \u00e0 action\u2026)<\/li>\n<\/ul>\n
Un deuxi\u00e8me objectif important est de relier les destinataires \u00e0 l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me de Sherlock.<\/p>\n
\n
Boite mail partag\u00e9e\u00a0: <\/strong>en r\u00e9pondant \u00e0 l\u2019adresse email Sherlock Communication, les utilisateur-ices \u00e9crivent d\u2019un coup \u00e0 toute l\u2019\u00e9quipe Sherlock<\/li>\n
Liste de liens\u00a0: <\/strong>chaque email inclue syst\u00e9matiquement un lien vers la documentation et vers le forum de la communaut\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n
Il y a eu une augmentation notable des contacts avec la communaut\u00e9: elle n’est plus laiss\u00e9e \u00e0 elle-m\u00eame devant l’application, mais a une ligne directe pour nous joindre en cas de question.<\/p>\n
Troisi\u00e8mement, nous avons professionnalis\u00e9 la m\u00e9thode d’envoi en utilisant un gestionnaire d’emailing open-source, ListMonk. Cela nous a apport\u00e9 de nombreux avantages:<\/p>\n
\n
Statistiques<\/strong> d’ouverture et de lecture des emails<\/li>\n
Possibilit\u00e9 de dupliquer<\/strong> un ancien email pour optimiser la cr\u00e9ation<\/li>\n
Gestion de plusieurs listes d’envoi<\/strong> auxquelles les destinataires peuvent s’inscrire et se d\u00e9sinscrire<\/li>\n<\/ul>\n
<\/h3>\n
La communication r\u00e9currente<\/h3>\n
<\/p>\n
L\u00e0 o\u00f9 les emails ponctuels servent \u00e0 informer de nouvelles importantes, la newsletter mensuelle sert \u00e0 maintenir un contact r\u00e9gulier avec les utilisateur-ices.<\/p>\n
Elle n\u2019est pas lue par tout le monde, et on peut s\u2019en d\u00e9sabonner (contrairement aux emails ponctuels)\u00a0; il s\u2019agit vraiment d\u2019une ressource suppl\u00e9mentaire propos\u00e9e \u00e0 la communaut\u00e9, que les gens peuvent choisir ou non d’exploiter.<\/p>\n
Chaque newsletter suit la structure suivante :<\/p>\n
\n
Edito\u00a0:<\/strong> un mot de l\u2019\u00e9quipe\u00a0et un r\u00e9sum\u00e9 des activit\u00e9s du mois<\/li>\n
Le mois en chiffres\u00a0:<\/strong> statistiques d\u2019utilisation de Sherlock sur la p\u00e9riode<\/li>\n
Probl\u00e8mes corrig\u00e9s du mois\u00a0:<\/strong> liste des bugs signal\u00e9s et corrig\u00e9s<\/li>\n
Autour de Sherlock\u00a0:<\/strong> informations diverses, par exemple de nouvelles r\u00e8gles de compliance, de la documentation mise \u00e0 jour, l\u2019annonce d\u2019un w\u00e9binaire, un appel \u00e0 beta-testeurs\u2026<\/li>\n
El\u00e9mentaire mon cher Watson\u00a0:<\/strong> trucs & astuces, et r\u00e9ponses \u00e0 des questions fr\u00e9quentes sur l\u2019utilisation de certaines fonctionnalit\u00e9s<\/li>\n<\/ul>\n
Certaines rubriques apparaissent une fois tous les quelques mois\u00a0:<\/p>\n
\n
Annonce de mise \u00e0 jour prochaine\u00a0<\/strong><\/li>\n
D\u00e9tail de mise \u00e0 jour r\u00e9cente\u00a0:<\/strong> r\u00e9sum\u00e9 des fonctionnalit\u00e9s, lien vers le changelog, annonce de d\u00e9mo<\/li>\n
Roadmap\u00a0:<\/strong> en d\u00e9but de trimestre, on annonce les grands projets qui vont \u00eatre prioritaires sur les prochains mois<\/li>\n<\/ul>\n
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En plus de la newsletter, des permanences de support techniques ont \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9es\u00a0: les Office Hours. Deux fois par semaine, les utilisateur-ices peuvent se connecter dans une r\u00e9union Teams, pour poser leurs questions, demander de l\u2019aide, obtenir de la documentation\u2026<\/p>\n
<\/p>\n
Re-colorer la communication<\/h2>\n
Pour habiller ces messages, il a \u00e9t\u00e9 n\u00e9cessaire de cr\u00e9er une identit\u00e9 graphique pour Sherlock.<\/p>\n
Logo pr\u00e9-existant de l’application<\/em><\/figcaption><\/figure>\n
Un premier travail graphique avait \u00e9t\u00e9 fait plusieurs ann\u00e9es plus t\u00f4t, directement sur l\u2019application, mais il n\u2019y avait aucun contenu correspondant applicable aux communications.<\/p>\n
Je me charge donc de cr\u00e9er une charte et des \u00e9l\u00e9ments graphiques, \u00e0 partir des \u00e9l\u00e9ments cl\u00e9 de l\u2019identit\u00e9 visuelle de l\u2019application: la forme hexagonale du logo, la bulle, la loupe, et les couleurs bleu et blanc.<\/p>\n
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Exemples d’\u00e9l\u00e9ments graphiques combinables dans les communications<\/em><\/h5>\n
<\/p>\n
Former et informer<\/h2>\n
Une autre de mes responsabilit\u00e9s \u00e9tait la cr\u00e9ation de contenu autour de Sherlock.<\/p>\n
\n
Remise \u00e0 jour de la documentation,<\/strong> qui datait de plusieurs ann\u00e9es et \u00e9tait en partie obsol\u00e8te<\/li>\n
Cr\u00e9ation de tutoriels<\/strong> vid\u00e9o <\/strong>pour les fonctionnalit\u00e9s principales<\/li>\n
R\u00e9alisation de supports de formation<\/strong><\/li>\n
Organisation de w\u00e9binaires<\/strong> (formation, d\u00e9mo, onboarding\u2026)<\/li>\n
R\u00e9alisation de contenu marketing<\/strong> pour introduire Sherlock aupr\u00e8s de coll\u00e8gues qui ne l\u2019utilisent pas encore<\/li>\n<\/ul>\n
Dans cette facette du projet, il est n\u00e9c\u00e9ssaire d\u2019\u00eatre p\u00e9dagogue et capable de vulgarisation. L\u2019outil Sherlock est tr\u00e8s technique, et il faut pouvoir faire le pont entre l\u2019\u00e9quipe technique qui a d\u00e9velopp\u00e9 les fonctionnalit\u00e9s, et les employ\u00e9-es qui vont l\u2019utiliser au quotidien pour des besoins m\u00e9tier tr\u00e8s sp\u00e9cifiques.<\/p>\n
<\/p>\n
Retour d\u2019exp\u00e9rience<\/h2>\n
Loin d\u2019\u00eatre une simple op\u00e9ration cosm\u00e9tique, cette remise \u00e0 jour des communications a permis de recr\u00e9er un dialogue avec la communaut\u00e9 Sherlock. L\u2019\u00e9quipe a remarqu\u00e9 une r\u00e9elle augmentation des feedbacks de la part des utilisateur-ices depuis que nous avons rendu la communication plus claire. Iels sont plus impliqu\u00e9-es dans la vie de Sherlock et plus \u00e0 m\u00eame de contacter l\u2019\u00e9quipe pour des questions, des suggestions\u2026<\/p>\n
En retour, cela nous aide dans le travail de d\u00e9veloppement, car nous sommes au plus proche des utilisateur-ices et nous comprenons mieux leurs besoins. C\u2019est du gagnant-gagnant, qui rappelle une fois de plus l\u2019importance d\u2019une communication bien ficel\u00e9e m\u00eame dans un projet technique.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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